We need your support!

 

The webTV funds are running low.  Help us fund the next free Formula Offroad broadcast on SMKplay.se   Read More...

 

Amount to donate



 



Slutrapport 2013

2013-06-10

Slutrapport Formula Offroad Scandinavian Cup #1 & #2 Samt NM 1 27-28/4 2013 Bålsta

 

Beskrivning av tävlingsform

Formula Offroad: Spektakulär och underhållande motorsport med specialbyggda bilar med rejäla paddeldäck och stora motorer. Här gäller det att så felfritt som möjligt komma upp för extremt branta backar mellan olika poängsatta portar.

Mer info angående regler hittar man på www.sbf.se och www.formulaoffroad.org

 

Syfte

Syftet med denna rapport är att dokumentera vad som hände under 2013 års tävling. Vad som var bra och vad som kan bli bättre.

 

Tillstånd

Tillstånd som söktes:

  1. Dispens mot terrängkörningslagen söktes hos Länsstyrelsen (bilaga 1).
  2. Tillstånd för allmän sammankomst söktes hos Länsstyrelsen som informerade Polisen (bilaga 2).
  3. Beslut som reglerar punkt 1 och 2 Dnr. 523-840-13 (bilaga 3).
  4. Tillstånd från markägare (Agro Gran AB) (bilaga 4).
  5. Tävlingstillstånd för motortävling hos Svenska bilsportsförbundet (bilaga 5).
  6. Banlicens utgår i år pga. nya regler som gör att detta inte krävs längre.
  7. Utlåtande från Håbo marknads AB (bilaga 6).
  8. MiljöRapport (bilaga 7).
  9. Ansökan Norges Bilsportsförbund (bilaga 8)

 

Tävlingsorganisation

Projektgrupp:

Projektledare               Fredrik Mahlin

                                 Peeter Joers

                                 Rolle Stavlind

 

Tävlingsorganisation:

Tävlingsledare              Anders Norstedt

Dommarordförande       Thom Fäldt (Monsterrace Motorklubb)

Sekreterare                  Leena Bodefjäll

Tekninsk Chef              Peter Nord(Botkyrka MK)

Miljöchef                     Torbjörn Raab

Säkerhetschef              Rolle Stavlind

Funktionärsansvarig       Sofia Johansson

Raceleader                   Lars Lunden

Depåchef                    Kristoffer Qvarnström

Banchef                      Henrik Vesa

Biträdande Banchef       Daniel Båth

Pressansvarig                Fredrik Mahlin

WebTV ansvarig           Johan Waltari

 

Antal tävlande och hemvist

I år hade vi 15st startande. 8st i modifiedklassen och 7st i unlimitedklassen.

Representerade länder och antalet förare var:

2st förare från Sverige, 12st förare från Norge och 1st förare från Finland.

 

Publik

Den totala publiksiffran var ca                2800st inkl barn (fri entré från 5 år).

Lördag 130427                                   1266st betalningspliktiga

Söndag 130428                                   933st betalningspliktiga

Fribiljetter                                          175st

 

Totala publiksiffror med biljett

2013                            2374st

2012                            1589st

2011                            2175st

2010                            2633st

2009                            2587st

2008                            1424st

 

Hemsida

Hemsidan hade under mars och april totalt 12311st besökare (år 2012 5180st) varav 8505st bara under april. Hemsidan finns även i engelsk version vilket uppskattas av Finländare och Islänningar men vi har också ett ökat intresse från USA.

 

Marknadsföring

Tävlingstadens marknadsföring:

Vår hemsida (www.formulaoffroad.se).

Bilaga i Uppsalatidningen                                            100 000 ex gick ut den 18/4

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9153

Bilaga i Ena Håbobladet                                              32 000 ex gick ut den 20/4 http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9170

Bilaga i Vi i Väsby                                                       20 000 ex gick ut den 20/4

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9154

Halvsida i Annonsbladet i Håbo (Bubben)

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9162         

Halvsida i 30 dagar

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9081

 

Kvartssida i:

Västerås Tidning                                                       92 000ex

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9171

Södermalmsnytt

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9165

 71 097ex

 

 

Östermalmsnytt

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9164

 40 700ex

 

Vårt Kungholmen

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9168

 40 600ex

 

Vi i Vasastan

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9166

 38 490ex

 

Liljeholmen / Älvsjö

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9163

 49 200ex

 

Årsta / Enskede

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9167

40 000ex

 

Vi i Sollentuna

http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9155

30 000ex

 

 

Detta gav oss en total täckning på ca 600 000 tidningar

 

Face Bookannonsering pågick under tre veckor med tre olika annonser/målgrupperr - Besökande, WebbTV Skandinavien, WebbTV Övriga världen.

www.facebook.com/formulaoffroad.se gick från 250 likes till 2200 under dessa veckor. 

Inför nästa tävling bör online marknadsföring påbörjas tidigare 2-3 månader innan eventet för att testa annonser och sedan intensifieras sista fyra veckorna.

Landningssidor med relevant info för resp. målgrupp bör tas fram för framtida event-annonser.

 

300 st affischer

400 st bildekaler

Diverse forum på Internet.

Vi har även synts spontant i diverse tidskrifter och evenemangskalendrar.

Mätetal marknadsföring

Den enda mätmetod vi har på marknadsföringen är tittarsiffror på hemsidan.

Totala antalet besök på hemsidan under året fram till tävlingsdatum är:

 

20845st unika besökare mot förra årets 5180st.

 

Besök relaterat till annonsering:                            Unika besökare

18/4 bilaga i Uppsalatidningen                              279st

20/4 bilaga i Vi i Väsby och Ena Håbotidningen       339st

27/4 tävlingsdag 1                                            1224st

28/4 tävlingsdag 2                                            1221st

 

Länkad från under april månad:

Google.se                                                       10,3%

Smkuppsala.se                                                 10,1%

Pirate.no                                                         9,6%

Facebook.com                                                 6,6%

forums.offipalsta.com                                        4,7%

sbf.se                                                             4,7%

m.facebook.com                                              4,2%

habo.se                                                          2,9%

google.co                                                       2,8%               

ba.is                                                               1,8%

 

Den vanligaste sökfrasen för att söka efter hemsidan och hitta den var ”formula offroad” viken bestod av ca 21,3 % av alla sökningar.

Mediebevakning

De som var på plats var:

Palli Kristmundsson (SMK Uppsala Media foto)

Lars Mårtensson (SMK Uppsala Media foto)

Åke Lavén, Björklinge (SMK Uppsala Media foto Publicerade i resultatbörsen)

Johan Waltari (SMK Uppsala Media WebTV)

Jesper Andersson (SMK Uppsala Media WebTV)

David Mahlin (SMK Uppsala Media WebTV)

Håkan Andersson(SMK Uppsala Media WebTV)

Jenny Lindevall (SMK Uppsala)

Cici Brodén, SMK Uppsala

Mikael Lindberg (stort reportage i 4Weeel Drive)

Bjorn Michaelsen, (Insane Racing egen enorm Youtubekanal med över 15000 prenumeranter och 21 miljoner visningar http://www.youtube.com/user/armadi94

Daniel Bergdal, Troll Racing  

Gösta Blomqvist frilans

Jorgen Larsen Fossen Racing, Norge

Anders Jagemo, Enköpings-posten

Magnus Erriksson, Enköpings-posten

Tommy Sävevik, Herrljunga

Tore Dahlström, ToreTV, svt, Tv4, tidningar

Jari Keinänen, Finland

Raimo Nordsten, Finland

Ari Myllylä, Finland

Erik Lindberg, Enköping (motorkanalen)

Johannes Mocklin, Enköping

Seppo Hallivuori, Webbtidning, Västerås

Simon Hamelius, Bromma

Kenneth Sundström, NMK, NEOR, SMDA, 4 wheeldrive

Bror Rosenback, "Vi i Väsby"

Kristofer Hall

Kjell Nilsson, Uppsala

Sara och Thomas Körner Bålstabladet sidan 18 http://pdf.direktpress.se/flashpublisher/magazine/9209

 

WebTV

Vi livesände hela tävlingen på www.smkplay.se via www.sbfplay.se och Solid Tango. Det var SMK Uppsalas nyaste sektion SMK Media som ansvarade för sändningen. Totala antalet tittare var otroliga 3674st på lördagen och 2801st på söndagen dvs. totalt 6475st. Till det skall det läggas att detta var uppspelningar så det skall säkert adderas till några till om det var fler personer som tittade på samma skärm. Marknadsföringen av detta gjordes till stor del på Facebook med riktad betald annonsering med en budget på 5000kr, det gjorde att vi hade tittare från hela världen. SMK Uppsala, är väldigt stolta över att Jason Grzesikowski från USA tog sig tiden att komma över till Sverige för att vara värd för Formula Offroads  WebbTV sändningl. Jason har en bakgrund i rock crawling, snow drag och är en del av Monster Jam i USA.  Då en stor del av våra tittare kommer från USA trots tidsskillnaden så valde vi därför att låta Jason referera på engelska i TV-sändningen.

Mediasektionen i klubben har även ansvaret för vår Webbnärvaro. 

 

Skador på personer, fordon mm

Inga personskador.

En bil blev så illa skadad under söndagen så att den fick körförbud resten av tävlingen.

Sanering och sophantering

Vid akuta oljeläckage var saneringsgruppen på plats inom 1 minut.

Absorberingsdukar och absol användes för att suga upp oljeläckage och all kontaminerad sand omhändertogs för destruktion vilket Relita AB hjälpte oss med. (Se bilaga 8)

Tankstationen användes även i år till full belåtenhet. Bilarna läckte över lag mycket mindre i år efter tidigare års tillsägelser. Vi skall tänka över om vi hädan efter skall kontrollera alla bilar när de har avslutat banan så vi inte behöver sanera returvägen i onödan igen.

Brand

Två brandtillbud utan större skador detta år.

30 st Brandsläckare 15Co och 15P kom från Upplands Brandservice.

4 st brandmän från Attunda räddningstjänst.

 

Räddningsbilar

1 st Saab rescuebil med klipputrustning hyrdes in, samt att en mobil klipputrustning lånades från Viktoria brandstations utbildningsgrupp

 

Sjukvård

Ambulans från Landstinget Uppsala

Sjuksköterskor från Landstinget var på plats under hela tävlingen.

 

Säkerhet

Detta år var säkerheten mot publiken hög då Ballast hade radat upp storsäckar med sand som barriär mot publiken. Vi hade även detta år obligatoriskt alkotest på alla fordonsförare som skulle köra fordon under tävlingsdagarna, både tävlande och funktionärer.

 

Bärgning

Bärgning fungerade mycket bra även detta år. Detta löstes med allhjulsdriven lastbil från Henkes allmarktjänst som körde skadade bilar från toppen till depån. På toppen hade vi en L180 hjullastare med kranarm från Ballast. Nere på botten av gropen så hade vi en Cat hjullastare och en L180 hjullastare från Ballast alla med kranarm. De som kör maskiner i gropen under tävlingens genomförande har förarbevis för dessa maskiner.

 

Sekretariat

2 st sekretariatsvagnar kommer från IP Skogen. Datorer och skrivare var våra egna detta år. Internetuppkoppling var vårt eget Net1. Nationsflaggor hade vi detta år på flaggstänger från Lambertsson. Dessa stod praktfullt på den högsta kanten av grusgropen.

 

Domare

Faktadomare i år hade vi egna från klubben vilket var ett av målen från förra året.

Depå

Fungerande depåverksamhet, som i år inte hade markerade depårutor utan istället riktlinjer att ställa upp mot. I varje depåruta fanns en stor burk som fungerade som askkopp att fimpa i, vilket inte fungerade tillfredsställande, detta får vi ta upp på föraremötet.

Då de tävlande anmälde sig i sekretariatet fick de välkomstbrev med information om helgens tider, startlistor, lista på chefsfunktionärer med foto, matbiljetter till lördagens gemensamma festmiddag, påminnelse om trivselregler, nummerskyltar till bilen och badges för mekaniker.

Ballast bjöd detta år på ström vilket är en av anledningarna till att vi kan hålla en högre klass än andra organisatörer. Varje team har annars små el-aggregat så de får ström vilket blir en miljöbov och ett irritationsmoment som vi slipper.

Lambertsson lånade ut:

2 st      Kopplingsskåp som matades med 125A in 2x63A ut 4x32Aut

4st       63A skåp,

10st     Byggelskåp 32A

15st     elväska 16A

6st       63A elkabel 25m.

15st     32A elkabel 25m

20st     16A elkabel 25m

20st     enfaskabel 25m

10st     enfaskabel 10m

3st       Belysningsmaster  

Lambertsson skötte även transporten i år vilket hjälpte oss mycket.

Som föregående år hade vi en elansvarig som beräknade och kopplade ihop systemet samt underhöll det under hela tävlingen, detta fungerade även i år mycket bra.

 

Hänvisad övernattning

I år hänvisade vi till närmaste hotell vilket var Bålsta Gästgivaregård, Lastberget konferens och upplevelse, Brunnsta Gård, Björknäs Camping. Där var det ca 25 personer inackorderade från Sverige och Finland.

Banor och tävlingens genomförande

5 st tekniska banor och 1st tidbana lades vardera dag. Som banmarkeringar används färgade bildäck. Poängskyltar är av laminerade A3 ark och dessa skruvas upp på markeringskäppar. Dessa återanvänds om de är hela till nästa tävling och i annat fall så kompletterar vi med nya. Till tidbanan användes orange numrerade reflexskyltar från Ramudden som de har skänkt oss.

Till nästa tävling så skall vi komma ihåg att lägga in poängen i banskisserna.

Upplands Bro gymnasium var mycket behjälpliga veckan innan tävlingen med att forma banorna och rensa undan sten.

Bandgrävare från Henkes allmarktjänst var mycket användbar vid banbygget och det är ett måste med maskiner om vi skall få till bra banor i denna grusgrop. Pokaler som köptes in från pokalhuset.se. Blommor skänktes av Fyra Årstider din florist i Luthagen, Uppsala.

Reklamplatser i banan köptes detta år av:

www.kullager.se (Dione Kullager AB)

Nelins Partiaffär www.nelins.se

Skrotbolaget i Uppsala http://skrotbolaget.se/

Bålsta Släpet AB http://balstaslapet.se/

Relita http://relita.se/

Ballast http://www.ballastsverige.se/

Startnummer köptes av:

Roger Löfström Bygg och Plåt http://www.byggplat.nu/

Sambandsutrustning

17st kommunikationsapparater hyrdes av FRO (Frivilliga Radio Organisationen) mot förra årets 42 st.

10st från Krisstödsförbundet.

12st apparater lånades av Thom Fäldt varav några med med peltorlurar för domarnas räkning.

4st apparater lånades av Rolle Stavlindför parkeringens, sekretariatet, bärgning samt räddnings räkning.

2st apparater lånades av Anders Gustavsson

Inhägnad

Området var inhägnat med plastnät som är lätt att hantera då de rullas upp på rullar efter tävlingen. Borrmaskin och elverk till den lånades av Lambertsson för att borra ner stolpar till nätet.

Inhägnaden är till för att publik ska guidas rätt och för att ingen ska kunna ”planka” in på tävlingsområdet. Det går åt ca 6 personer och en 4hjuling med vagn för att sätta upp och ta ner detta nät.

Matförsäljning

På menyn stod hamburgare, korv, läsk, godis och glass till bra priser.

Allt material kom från Nelins vilka vi har bra avtal med.

Kylcontainer i form av minibuss lånades från Nelins vilken fungerade utmärkt och sparade tid då det inte behövde lastas om på plats.

Omsättningen i år tangerade nästan 2010 års rekord.

De sålde även våra formula offroad T-shirts.

Omsättningen var ca XXXXX kr

Kostnaderna var XXX kr

Vilket gav en intäkt på XXX kr

I år så stod SMK Uppsalas cykelsektion för arbetet i vår egen försäljning vilket gav dem en kickback till den sektionen på 10% av deras omsättning.

 

Funktionärsmat

Maten tillagades och serverades i år av egen personal från SMK Uppsala. Maten köptes från Nelins och tillagades sedan på plats i kokköket. Frukostägg skänktes av Lundkvarn AB i Björklinge. Inriktningen på maten var att den skulle vara lokalproducerad. Dessutom så tog SMK Uppsalas cykelsektion hand om kvällens servering och gemensamma middag för tävlingsteam och funktionärer. Vattentillgången löstes även i år med egna vattencisterner och pump så vi hade rinnande vatten till både funktionärsmaten och publikrestaurangen. Funktionärsmaten förvarades i SMK Uppsalas egen kyl och fryscontainer.  

Lördagens middag serverades totalt i ca 200 portioner

Toaletter och hygien

5st toaletter på publikområdet varav 1st handikapptoalett och 1st urinoar.

2st toaletter i depåområdet och en vid sekretariatet.

1st toalett speciellt till all matpersonal vilket det är lag på.

Toaletterna tömdes och städades under tävlingsdagarna av företaget Relita från Uppsala. Detta samarbete fungerade mycket bra och kommer att efterfrågas även nästa år.

9st toaletter kom ifrån Toabolaget och 2st från IP Skogen.

Varje toalett hade gott om toalettpapper och handsprit för att desinficera händer, dock så var det tvål i en av dem med det åtgärdades.

Toaletterna slutstädades även av Relita vilket uppskattades mycket och sparde tid för oss på söndagen.

Speakerljud

Speakerljudet kommer även i år från Scenteknik vilket som vanligt håller mycket bra kvalité. Högtalarna höjdes upp med en kranbil från Relita.

Speaker för i år var Jörgen Gustafsson.

Tills nästa år skall vi ha mera färdiga manus om förare, bilar och samarbetspartners.

Samarbetspartners skall erbjudas att skriva manus som tar ca 20 sekunder att läsas upp.

Tält och andra förnödenheter

Mat och entrétält kom från IP Skogen.

Funktionärstält och middagstält med möblemang hyrdes från Uppsalatält.se/Gävletält.se.

Matcontainers kom från Relita och kördes ut av dem.

2st sekretariat och 1st försäljningsvagn från IP Skogen.

Värmeaggregatet till tälten kom detta år från Krisstödsförbundet

Funktionärscamping

Mycket bra i år med tvätt och duschmöjligheter. Även funktionärscampingen var elektrifierad.

Sovtältet var bortrationaliserat då vi fick låna verkstaden av Ballast att sova i.

Publikområde

Publiken längst fram hade tillgång till bänkar, de andra fick stå eller ha med sig egna stolar.

I sandhögarna i publikområdet hade avsatser gjorts med grävmaskin vilket fungerade bra som läktare. Handikappruta användes inte i år då det var bra sikt från flera platser och ansågs inte behövas, vilket inte heller efterfrågades. Däremot så skall handikapp parkeringen flyttas närmare entrén nästa år. Många soptunnor fanns utställda så väldigt lite skräp att plocka efter tävlingen. Askkoppar sattes inte upp på speciell rökplats detta glömdes viket gjorde att antalet kastade fimpar på marken blev ett extrajobb för oss. Insläppet fungerade bra detta år. Personalansvaret för entrén låg detta år under funktionärsansvarig vilket gjorde att det kunde förstärkas med personal från publik. Q-park hjälpte oss att lösa bekymret med kortbetalningar på ett för oss enkelt sätt. De lånade ut en specialkonfigurerad parkeringsautomat där våra kunder kunde köpa entrébiljettet och värdebevis som kunde bytas mot pengar i entré och kiosk.

Q-park förde sedan över pengarna till vårt konto och detta kostade oss bara kortavgiften så det skall efterfrågas även nästa år.

 

Utställande företag i år var:

Bålsta Släpet AB http://www.balstaslapet.se/

 

Håbo Marknads AB http://habo.se/sv/Naringsliv--Arbete/

Logistik I Mälardalen http://www.logistikbalsta.se/

Skokloster offshore Race http://skoklostersslott.se/sv/skokloster-offshore-race

 

Bilansvarig i Mälardagen AB http://bilansvarig.se/

 

Helins Bilcentrum AB http://www.helinsbil.se/

 

Curves / Chalys Gym http://www.curves.se/

 

SPOP http://spop.se/

 

Red Bull www.redbull.se

 

 

Parkering

Parkeringen fungerade extremt bra detta år då vi lejde ut den till Lagunda AIK som har stor erfarenhet av detta.

Vi förberedde parkeringen med käppar och plastband. Käpparna borrades ner med Borrmaskin och elverk som lånades av Lambertsson

Kvällsaktiviteter

Badtunna från Stefan Boberg och stor dusch med värme lånad från Relita dessa är mycket uppskattade, både av teamen och funktionärerna. Ingen musikunderhållning detta år vilket saknades av funktionärerna.

Funktionärer

108 st funktionärer var av 15st chefspositioner och 15 st inhyrda från annan klubb att sköta parkeringen. Alla funktionärer hade gula reflexvästar.

Chefspositionerna hade tvåfärgade reflexvästar. Förra året var vi 99 st.

Övrigt att förbättra tills nästa år

Mer marknadsföring och gärna hitta en sponsor som betalar för TV-reklam.

Spärra av och hålla bättre koll grushögen med betonggrus så det inte hamnar skräp och felaktigt material där igen. Skyltingen till tävlingen var dålig från Bålstahållet.

Slutsats

SMK Uppsala har år 2013 toppat när det gäller att arrangera Formula Offroad på ett tävlingsmässigt, miljömässigt och arrangemangsmässigt sätt.

Det var många kvar detta år som hjälpte till att plocka ihop vilket gjorde att nästan allt var ihop plockat och bortkört redan på söndag kväll.

En mycket väl genomförd tävling rent organisatoriskt men ändå med liten förbättringspotential.

Inga klagomål på att det var mycket funktionärer i banan.

 

//Projektgruppen SMK Uppsala.

 

Tack till er som hjälper till!!