We need your support!

 

The webTV funds are running low.  Help us fund the next free Formula Offroad broadcast on SMKplay.se   Read More...

 

Amount to donate



 



Slutrapport 2011

2011-11-15

Slutrapport

Formula Offroad NEZ Cup #5 & #6 17-18/9 2011 Uppsala Dalboda

Beskrivning av tävlingsform

Formula Offroad: Spektakulär motorsport med specialbyggda bilar med rejäla paddeldäck och stora motorer. Här gäller det att så felfritt som möjligt komma upp för extremt branta backar mellan olika poängsatta portar.

Mer info angående regler hittar man på www.sbf.se och www.formulaoffroad.org

 

Syfte

Syftet med denna rapport är att dokumentera vad som hände under 2011 års tävling. Vad som var bra och vad som kan bli bättre.

 

Tillstånd

Tillstånd som söktes:

  1. Dispens mot terrängkörningslagen söktes hos Länsstyrelsen.(bilaga 1)
  2. Tillstånd för allmän sammankomst söktes hos Länsstyrelsen som informerade Polisen.(bilaga 2)
  3. Beslut som reglerar punkt 1 och 2 Dnr. 523-1198-10. (bilaga 3)
  4. Tillstånd från markägare (Swerock) (bilaga 4)
  5. Tävlingstillstånd för NEZ motortävling hos Svenska bilsportsförbundet (bilaga 5)
  6. Banlicens utfärdad av Svenska Bilsportsförbundet samma som föregående år då upplägget var lika.(Bilaga 6)

 

Antal tävlande och hemvist

Vi hade 24 st startande i år. 9 st i modifiedklassen och 15 st i unlimited.

Representerade länder och antalet förare från vardera land var:

6 st förare från Sverige, 14 st förare från Norge, 3 st förare från Finland och 1 st från Danmark.

 

Publik

Den totala publiksiffran var ca           3000st inkl barn (fri entré från 10 år förra året 7 år).

Lördag 110917                                   987 st betalningspliktiga

Söndag 110918                                   632 st betalningspliktiga

Förköp                         182 st

Totalt

2011                            2207 st betalningspliktiga

2010                            2437 st betalningspliktiga

2009                            2587 st betalningspliktiga

2008                            2484 st betalningspliktiga

Hemsida

Hemsidan hade under året fram till tävlingen totalt 6370 besökare varav 2669 st bara under september. Hemsidan finns även i engelsk version vilket uppskattas av Finländare och Islänningar.

Marknadsföring

Tävlingstadens marknadsföring:

Vår hemsida (formulaoffroad.smkuppsala.com) länkad från UNT hela året.

3 st Annonser i Uppsala Nya Tidning Stående halvsida

2 st annonser i 18 minuter stående halvsida

26 st stadsinformationstavlor eurosize v36 och 37.

 

SMK Uppsalas egen marknadsföring:

Bilaga i Uppsalatidningen 100 000 ex gick ut med Uppsalatidningen den 9/9 samt egen utdelning av ca 1500 ex

500 st affischer

200 st bildekaler

200 st flyers

Hemsidan och diverse forum på Internet.

Marknadsföring på Vaksala torg under riksidrottsmötet och under Dragracing EM på Tierp arena där Per-Anders Norstedt och Rolf Keiser visade sina bilar. Samt att 100 affischer delades ut till barn. Detta var mycket uppskattat från både besökande och funktionärer.

Vi har även synts spontant i diverse tidskrifter och evenemangskalendrar som bl.a.

Uppsala turism, villatidningen, uppsala.com, uppsalatidningens 30 dagar, bjorklinge.nu, m.fl.

Mätetal Marknadsföring

Den enda mätmetod vi har på marknadsföringen är tittarsiffror på hemsidan.

Totala antalet besök är mellan mars i år (då sidan skapades) och tävlingsdatumet:

 

4857 st unika besökare.

Besök relaterat till annonsering:                      Unika besökare

9/9 Bilaga i Uppsalatidningen annons i UNT 86

14/9 annons UNT                                211

15/9 Annons i 18 min                          245

16/9 annons UNT och Aftonbladet                608

17/9 tävlingsdag 1                               502

18/9 tävlingsdag 2                               366

 

Länkad från tidigare sida totalt över året:

Offroad.smkuppsala.com                                  84 %

pirate4x4.no                                        5,7 %

uppsala.to                                            5,6  %

formulaoffroad.no                              5,4 %

Uppsala.com                                           4 %

Superstart                                            3,3 %

4x4sweden.se                          2,8 %

marknad.unt.se                                    2,4 %

bjorklinge.nu                                           2 %

 

Den vanligaste sökfrasen för att söka efter hemsidan och hitta den var ”formula offroad” viken bestod av ca 18 % av alla sökningar.

Mediebevakning

 

De som var på plats var:

Palli Kristmundsson (SMK Uppsala)

Lars Mårtensson (SMK Uppsala)

4Weeel Drive med reporten Mikael Lindberg.

Uppsala Nya Tidning gjorde reportage både inför och rapporterade under tävlingens gång.  Reporter Daniel Meisels intervjuade via telefon hela helgen och fotograf

Filmare Bengt Larsson (team Motlut)

Jenny Lindevall (SMK Uppsala)

Helena Evsäter (team Evsäter The Evil)

Gösta Blomqvist frilans (Publicerade i resultatbörsen)

Filmare Hagge Hagander (Twinway Produktion publicerar på You Tube)

Henrik Wessen (Twinway)

Tom Sandstedt(frilans)

Ella Salwén (Uppsala Kommun)

Ana Vera Burin (Uppsala Kommun fotograf)

Jesper Andersson (Predator racing)

Alexander Andersson (Predator racing)

Fanny Sävevik (Pitare4x4.no)

Jimmy Berggren (Borås Jeepklubb)

Joakim Svensson (Borås Jeepklubb)

Peret Håstlund (BLF)

Calle Sigrell (BLF)

Lise-Lott Wesslund (frilans)

Simon Hamelius (SMH Fototeknik)

Lars Svenander (frilans)

Bengt Götesson (frilans)

 

 

Skador på personer, fordon mm

Inga personskador.

En bil blev så illa skadad under söndagen så att den fick startförbud resten av tävlingen.

Inga klagomål från Torkelsbovägen detta år.

Vägen spärrades av och skyltning hänvisade till rätt väg.

Sanering och sophantering

Vid akuta oljeläckage var saneringsgruppen på plats inom 1 minut.

Absorberingsdukar och Absol användes för att suga upp oljeläckage och all kontaminerad sand omhändertogs för destruktion. (Se bilaga 8)

Tankstationen som vi gjorde användes även i år till full belåtenhet. Problem var dock att några team nonchalerade oljeläckage vilket resulterade i startförbud tills läckaget hade åtgärdats.

Dock så var det mer saneringsuppdrag denna gång på grund av de hårda banorna (här blir det en övervägning nästa år om oljeläckaget kan åtgärdas utan att banorna behöver göras mindre spektakulära).

Brand

Ett litet brandtillbud vilket släcktes utan skador på varken människa eller fordon.

30 st Brandsläckare 15Co och 15P kom från Upplands Brandservice.

8 st brandmän från Attunda räddningstjänst.

 

Räddningsbilar

2 st Saab rescuebilar med klipputrustning hyrdes in.

 

Sjukvård

Ambulans från Ekerö ambulansservice.

Läkare och sjuksköterska var på plats under hela tävlingen. Vi hade 2 sjuksköterskor.

 

Säkerhet

Från Ramudden lånades stålbarriärer så kallade Vario Guard. Dessa stålbarriärer är 6 m och 4 m långa och avskilde publiken från tävlingsområdet där tävlingsbilarna var uppställda. Vi hade som regel att ingen fick sitta på barriärerna om någon bil mot förmodan ändå skulle köra på dessa. Detta hade vi inga problem med då vi erbjöd publiken närmast barriären sittplatser i år. Dessa barriärer går inte att rubba varken för hand eller av något tävlingsfordon, dessa flyttas endast med hjälp av en hjullastare efter att de länkats isär på så sätt var publiken helt säker.

Barriärerna hämtades och lämnades tillbaka av Hägglunds maskiner och transporten bekostades av Turebergs åkeri.

 

Bärgning

Bärgning fungerade mycket bra även detta år. Detta löstes med att Storstockholms bilbärgnings Uppsalaavdelning ställde upp med två flakbärgare som körde kraschade bilar från toppen till depån. På toppen så hade vi Lasse med en L120 med kranarm från Vendels Grus. Nere på botten av gropen så hade vi en L50 från Uppsala brandförsvar och en L90 från Bolandskolan bägge med kranarm. Dessutom så hade vi en Hjulgrävare från KJs Maskiner som pendlade mellan Startplattan och depån för avlastning av bilar från bärgningsbilarna. De som kör maskiner i gropen under tävlingens genomförande har förarbevis för dessa maskiner.

 

Sekretariat

Sekretariatet kommer från IP Skogen. Datorer och skrivare var våra egna detta år. Internetuppkoppling bjöd tre.se på ett nät för sekretariatet, ett nät för publiken och ett nät för pressen. Nationsflaggor köptes in och hissades i samma kran som högtalarna.

Depå

Väl fungerande depåverksamhet, som även i år hade markerade depårutor vilket uppskattades av teamen. I varje depåruta fanns en stor burk som fungerade som askkopp att fimpa i, vilket fungerade mycket bra.

Då de tävlande anlände till tävlingen fick de välkomstbrev med information om helgens tider, startlistor, lista på chefsfunktionärer med foto, matbiljetter till lördagens gemensamma festmiddag, påminnelse om trivselregler, nummerskyltar till bilen och id-band för mekaniker.

Ett mindre oljespill omhändertogs i depån detta år.

Swerock bjöd även detta år på ström vilket är en av anledningarna till att vi kan hålla en högre klass än andra organisatörer. Varje team har annars små el-aggregat så de får ström och denna miljöbov och irritationsmoment slipper vi.

Långåkers elektroservice hjälpte till med inkoppling av strömmen. 200 m 200A kabel (vår egen)plus 200 m 240A, 1 st kopplingsskåp som matades med 125A och sedan matade vidare 2 st 32A kablar och en 63A kabel som i sin tur matade ett 63A skåp, lades ut i slingor om max 5 el-björnar i varje slinga. Totalt kabel, 10 st el-björn 16A 10 st 16A kablar.

Belysningsmaster 4 st(vilket lånades ut av Lambertsson), 20 st 32A kablar, 20 st El-björnar 32A(vilket lånades ut av Hyreslandslaget). Till nästa år så bör ansvarig med el-kunskap sättas för elektrifieringen då systemet bör testas efter varje kopplingspunkt så inga faser är vända eller felkopplade.

 

Hänvisad övernattning

I år så hänvisade vi till närmaste hotell vilket var Örbyhus golfklubb. Där var det 9 personer inackorderade från Finland, Sverige och Island.

Banor och tävlingens genomförande

5 st tekniska banor och 1st tidbana lades vardera dag. Som banmarkeringar användes färgade bildäck. Poängskyltar gjordes innan av laminerade A3 ark och dessa skruvades upp på markeringskäppar. Till tidbanan så användes orange numrerade reflexskyltar från Ramudden som de sedan skänkte till oss. Till nästa år så måste vi tänka på kommunikationen mellan de som jobbar på startplattan och toppen. Framvinkare fick dålig information om hur det låg till med de förare som var i depån, om de vill starta i banan eller avstå. Detta bestäms av raceleader och tidtagningschef.

Hjulgrävaren från KJs Maskiner var även mycket användbar vid banbygget på kvällarna och det är ett måste med en hjulgrävare om vi skall få till bra banor i denna grusgrop.

Priser utöver pokaler som köptes från pokalhuset.se var skänkta av Generatorservice, Upplands Brandservice, Skrotbolaget och Jula. Blommor skänktes av Fyra Årstider din florist i Luthagen.

Sambandsutrusting

42 st kommunikationsapparater hyrdes av FRO (FrivilligaRadioOrginisationen) mot förra årets 45 st.

5 st apparater med peltorlurar lånades av Thom Fäldt för domarnas räkning, denna utrustning bör vi köpa in till klubben.

6 st apparater lånades av Rolle Stavlind för parkeringens, sekretariatet, bärgning samt räddnings räkning mot förra årets 12 st. Tills nästa år så skall bärgning ha samma frekvens som övriga på tävlingsområdet detta för att det skall gå smidigare att få fram dem och de skall kunna hålla bättre koll på situationen.

Inhägnad

Området är inhägnat med höga stängsel som står med hjälp av betongfötter, total längd av 600 m. Allt detta är lånat från Uppsala American Car Club.

Inhägnaden är till för att publik ska guidas rätt och för att ingen ska kunna ”planka” in på tävlingsområdet. I år var två hjullastare varav en med långa gafflar dedikerade till detta för att det skulle gå smidigare vilket det gjorde.

Dock så behövs det fler personer till nästa år så går det ännu fortare.

Matförsäljning

I år så hade vi utöver vår egen restaurang provat att ta in en extern restaurang med rättigheter. Detta för att locka den som vill titta på denna tävling att kunna äta mat med öl eller vin till.

 

På vår egen meny stod hamburgare, läsk, godis till bra priser.

Närproducerade köttprodukter från Faringe Kött.

Allt annat material kom från Nelins vilka vi har bra avtal med.

Kylcontainer hyrdes in från Isolett.

Omsättningen i år var inte rekord men fullt acceptabel med tanke på konkurrens och mindre publik.

Omsättningen var ca XXXXX kr

Kostnaderna var XXX kr

Vilket gav en intäkt på XXX kr

Marförsäljningen hade även i år placerats närmare entrén men ändå så att man kunde se tävlingen då man köade vilket vi tror har en positiv inverkan på försäljningen.

Även i år så stod SMK Uppsalas cykelsektion för arbetet i vår egen försäljning vilket gav dem en kickback till den sektionen på 10% av deras omsättning.

 

Den externa restaurangen var Kocken & Kallskänkan som hade ett eget tält och serverade lite exklusivare mat med möjlighet att köpa till öl, cider eller vin. Dessutom så tog de hand om kvällens servering och gemensamma middag för tävlingsteam och funktionärer.

Funktionärsmat

Denna tillagades och serverades detta år av egen personal från SMK Uppsala. Maten köptes från Faringe kött och Nelins, den tillagades sedan på plats i kokköket. Frukostägg skänktes av Lundkvarn AB i Björklinge. Inriktningen på maten var att den skulle vara lokalproducerad.

 

 

Lördagens middag serverades totalt i 196 portioner fördelade på:

Funktionärer                            86 st

Tävlande med team                 110 st

Toaletter och hygien

7st toaletter på publikområdet varav 1st handikapptoalett.

3st toaletter i depåområdet(vilket var för lite).

Sedan 2st toaletter speciellt till all matpersonal vilket det är lag på.

Toaletterna tömdes och städades under tävlingsdagarna av företaget Relita från Uppsala. Detta samarbete fungerade mycket bra och kommer att efterfrågas även nästa år.

Toaletter kom ifrån Toabolaget 7st, Cramo 4st.

Varje toalett hade gott om toalettpapper och handsprit för att desinficera händelserna med.

Toaletterna slutstädades även av Relita vilket uppskattades mycket och sparde tid för oss på söndagen.

Speakerljud

Speakerljudet kommer från Scenteknik vilket fungerade mycket bra. Högtalarna höjdes upp i en kran på en kranbil. Kranbil kom från Turebergs åkeri.

Speaker för i år var Jörgen Gustafsson.

Tills nästa år skall vi ha mera färdiga manus om förare, bilar och samarbetspartners.

Samarbetspartners skall erbjudas att skriva manus som tar ca 20 sekunder att läsas upp.

Ett högtalarpar skall även vändas mot Depå då det var dåligt ljud där i år.

 

Tält och andra förnödenheter

Mat och entrétält kom från IP Skogen.

Funktionärstält och middagstält hyrdes från Hyr Partytält.

Matcontainers kom från Turebergs.

2st sekretariat och 1st försäljningsvagn från IP Skogen.

Funktionärscamping

Kan bli bättre med tvättmöjligheter. Även den var elektrifierad.

Publikområde

Även i år kunde vi erbjuda sittplatser närmast betongbarriären vilket uppskattades. Publiken fick annars stå eller ha med sig egna stolar vilket kunde ge lite sämre platser för dem som ville komma nära. Handikapprutan fungerade tillfredställande. Många soptunnor fanns utställda så väldigt lite skräp att plocka efter tävlingen. Askkoppar sattes upp på speciell rökplats vilket minimerade antalet kastade fimpar på marken. Insläppet fungerade bra detta år med förstärkning när publikrusningen är som störst. Personalansvaret för entrén låg detta år under vaktchefen vilket gjorde att det kunde förstärkas med personal från publik och parkering när det behövdes.

Parkering

Parkeringen fungerade bra detta år.

Kvällsaktiviteter

Badtunna, (ingen bastu i år då den var upptagen) och stor dusch med värme lånad från Relita dessa är mycket uppskattade, både av teamen och funktionärerna. Detta år provade vi med DJ vilket fungerade bra.

Funktionärer

105 st funktionärer var av 15st chefspositioner. Alla funktionärer hade gula reflexvästar.

Chefspositionerna hade tvåfärgade reflexvästar. Förra året var vi 86 st.

Övrigt att förbättra tills nästa år

Chefspärmar har tagits fram där varje chef får ett ansvarsområde före, under och efter tävling, dessa användes dåligt i år och skall användas bättre till nästa år.

Slutsats

SMK Uppsala är duktiga på att arrangera Formula Offroad på ett miljömässigt och arrangemangsmässigt sätt.

En mycket väl genomförd tävling rent organisatoriskt men ändå med förbättringspotential.

Det som kan sägas som negativt om tävlingen är att det kan vara mindre antal funktionärer och fotografer i banan.

//Projektgruppen SMK Uppsala.

Tack till er som hjälper till!!